Dinas Perpustakaan Kutim Menyiapkan Sistem Klasifikasi dan Keamanan Arsip Dinamis

Kutai Timur – Dinas Perpustakaan dan Arsip kini sedang memulai penataan dengan akan menyiapkan sistem klasifikasi dan keamanan arsip dinamis (SKKAD), serta Jadwal retensi arsip (JRA).

“Kami akan memulai penataan dengan menyiapkan sistim klasifikasi dan keamanan arsip dinamis (SKKAD), serta Jadwal retensi arsip (JRA)” Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsp Kutai Timur Dr. Ayub, SE., M.Si ditemui diruang kerjanya, Selasa, 24/11/2022

Ini sangat penting, sebab kata Ayub Dinas Perpustakaan telah mendapat rekomendasi dari Badan Arsip nasional untuk melakjukan JRA. Demikian dikatakan MR Andjar Rahmawati, Arsiparis Madya, Dinas Perpustakaan Kutim.

“Kita sudah mendapat rekomendasi dari Badan Perputkaan Nasional, untuk melakukan SKKAD dan JRA. Sekarang, tinggal beberapa dinas saja yang belum kita masukkan daftar JRA. Setelah itu, kami masukkan ke bagian hukum” katanya.Dijelaskan, dalam penanganan arsip, Dinas perpustakaan dan arsip tidak sendiian. Sebab Pejabat pengelola Informasi Daerah (PPID) adalah Dinas Kominfo.

Mereka yang berhak menyatakan satu dokumen merupakan domumen publik, dokumen terbatas atau dokumen rahasia.“Kalau dokumen terbuka untuk publik, semua bisa akses. Kalau dokumen terbatas, maka hanya pejabat eselon II yang dapat diberikan izin untuk membuka.

Bahkan Bawasda pun hanya mengakses dokumen tersebut secara terbatas. Sementara dokumen rahasia, yang menyangkut kemananan, tidak bisa dikases, kecuali yang berhak, yang mendapat iizin dari Kominfo. Ini juga sesuai dengan UU keterbukaan publik. Dinas diatur mana dokumen yang bisa diakses, mana yang tidak

Dijelaskan Ayub, dalam penanganan arsip, kini Kutim sudah sampai pada jadwal retensi arsip (JRA). Dimana JRA ini berisi daftar arsip falisitatif, dan Subtantif.Subtantif itu menyangkut arsip terkait dengan tupoksi OPD, sedangkan arsip fasilitatif itu merupakan arsip pendukung OPD.

“Jadi di Kutim ini sudah ada JRA namun masih ada beberapa OPD yang akan ditambahkan ke sana. Jadi tinggal sedikit lagi, selesai. JRA kita sudah ada persetujuan dari Badan Arsip nasional, tinggal dimasukkan ke Bagian Hukum untuk mendapat persetujuan pemerintah,” Tutupnya.(Adv)